Como organizar um evento de sucesso? Um passo a passo da organização

Introdução:
Organizar um evento de sucesso envolve diversas etapas, desde o planejamento, promoção, vendas e execução até a análise de resultados e indicadores. Todas essas etapas são cruciais para iniciar a produção e incluem diversas tarefas que exigem muita atenção e cuidado.

Se você já pensou em organizar um evento de sucesso como produtor de eventos, este post vai tirar todas as suas dúvidas sobre o assunto. Abaixo você encontra o passo a passo completo da Sympla para prevenir problemas e garantir o sucesso da sua próxima produção.

Por que fazer um evento

O mercado brasileiro de eventos é um setor estratégico, em constante crescimento e que contém enormes oportunidades. Só em 2023, esta indústria registou um aumento de 105% na receita em relação a 2019, superando os números pré-pandemia. Pela previsão, o mercado crescerá mais 19% em 2024.

Além de ser uma ótima forma de obter lucro, os eventos também podem ser usados ​​como estratégia em outros negócios, como aumentar a visibilidade da marca, lançar produtos. , comunicar-se com vagas, fortalecer relacionamentos com funcionários, clientes e fornecedores e muito mais.

A gestão de eventos é, portanto, um campo muito lucrativo que oferece inúmeras oportunidades para os produtores..

Quais são os principais tipos de evento?
Eventos sociais: casamentos, aniversários, formaturas e happy hours;
Eventos corporativos: feiras, conferências, reuniões, treinamentos e congressos;
Eventos religiosos: festas beneficentes, retiros e encontros espirituais;
Eventos acadêmicos: simpósios, palestras, seminários, cursos e workshops;
Eventos culturais: festivais de música, shows, exposições artísticas e saraus;
Eventos esportivos: corridas, campeonatos e jogos.

Passo a passo de como organizar um evento de sucesso

Independentemente do objetivo e do tipo de evento, ele deve ser cuidadosamente planejado para garantir uma experiência única ao público. Então, que tal conferir o passo a passo completo abaixo?

1. Comece com uma estratégia de evento O planejamento estratégico é essencial no processo passo a passo de organização de um evento. Nesta etapa o produtor deverá responder algumas perguntas, como:

Qual o objetivo do evento?
Quem participará? O que eles procuram?
Como o evento atende a esse requisito?
Qual é a minha proposta de valor exclusiva?
Qual é o retorno esperado?
Avaliar essas questões ajudará você a determinar seus objetivos estratégicos, seu público-alvo e o que eles valorizam, além de definir os elementos importantes que diferenciam seu produto dos concorrentes.

Além das metas, objetivos e público-alvo do design, o design deve incluir sua marca, tema e nome do produto.

Essa pode parecer uma tarefa simples para muitas outras pessoas envolvidas no planejamento de eventos, mas requer criatividade e uma identidade forte. Antes de oficializar o nome, faça uma análise competitiva para saber se ele já está em uso..

2. Considere o orçamento do seu evento A gestão financeira é outra parte importante da gestão de eventos. Você deve pensar no orçamento, antecipar os custos necessários para o espaço desejado, pessoal, despesas com publicidade, serviço de buffet, equipamentos de áudio e vídeo, contratação de artistas e atrações, etc.

Lembre-se que um grande evento requer um investimento correspondente. Portanto, se o orçamento alocado for pequeno, procure reduzir custos e definir fornecedores o quanto antes. Isso garante preços mais baixos e prazos de pagamento mais longos.

3. Defina o local e a data do seu evento Com base no seu planejamento e orçamento disponível, é hora de escolher o local e a data do seu evento. Para isso, deve-se levar em consideração o público esperado, a sazonalidade, os fornecedores e o calendário de festas.

A quantidade de convidados e o tipo de público devem ser levados em consideração na escolha do local. O ideal é escolher casas e locais com estrutura adequada, estacionamento e locais de fácil acesso tanto para quem viaja de carro quanto para usuários de transporte público.

Ao escolher uma data, preste atenção ao seguinte:

Período do mês: considere o mês em que as pessoas costumam receber o pagamento. Em geral, os primeiros dias do mês são mais propensos a gastar dinheiro, então aproveite para planejar eventos durante as duas primeiras semanas. Dia da semana: Você também precisa pensar no dia da semana.

Durante a semana dificilmente é possível reunir um número significativo de pessoas para um espetáculo, por exemplo, porque a maioria acorda cedo para trabalhar. Dependendo do mercado, você pode até pensar em datas dentro da semana e do dia, como eventos corporativos; Fegos: Estas datas também devem ser levadas em conta na hora de decidir o grande dia.

Há situações em que um evento pode ficar vazio durante feriados ou feriados, enquanto outras podem atrair grande número de visitantes; Datas sazonais: se o evento comemorar algo específico, como o Dia dos Namorados, você pode usar essa data estrategicamente para promover. Você pode fazer isso simplesmente seguindo as datas memorizadas que dão visibilidade à produção;

Competição: Caso haja muita concorrência no nicho, é importante entender se vale a pena realizar o evento no mesmo dia ou durante a semana. Se o seu evento não coincidir com, por exemplo, apresentações de artistas famosos, ele terá muito mais chances de sucesso. #Dica Simples: Locais para Eventos Corporativos em São Paulo: Explore 11 Opções

4. Selecione uma equipe ou equipe para eventos O suporte de uma equipe de profissionais técnicos, de suporte e operacionais é essencial. Mas tudo depende do tamanho do evento e do tamanho do seu negócio. Vejamos os diferentes níveis?

Níveis técnicos do evento

Nível técnico: técnicos de marketing e publicidade, áudio, vídeo, iluminação e outros especialistas necessários para considerar a estrutura e publicidade do evento. um evento Vale lembrar que essas pessoas podem ser contratadas uma única vez e não necessariamente precisam fazer parte do quadro de funcionários da sua empresa;

Nível de Suporte: Porteiros, Gerentes, Vigilantes, Garçons, Departamento Médico, Auxiliares de Serviços Gerais e quaisquer profissionais que necessitem ser contratados para cada novo evento. Devem ser contratados com antecedência, para que recebam o treinamento necessário;

Nível de Operador: Geralmente é pessoal corporativo regular, como secretárias, produtores de mídia, assistentes de limpeza, trabalhadores de manutenção, etc.

Depois de formar uma equipe, é importante criar canais de comunicação eficazes e acessíveis para garantir uma boa dinâmica de trabalho e evitar informações conflitantes.

5. Escolha um programa específico de atrações e eventos Com tantos ativos para definir e tantos pontos para ganhar, é muito comum que os produtores se sintam perdidos na hora de montar um programa de atrações. Por isso é importante antecipar essa tarefa, principalmente se o evento for de grande porte. Aqui estão alguns passos para ajudá-lo a montar uma programação especial:

Defina os locais e suas características: Ao escolher um local, você precisa pensar onde tudo acontecerá. Para isso, faça uma lista de ideias para cada atividade (coffee break, palestras, etc.) e onde implementá-las.

Definir o formato das atividades: nesta fase é importante definir tanto o local como o número de pessoas que participam em cada atividade.

Defina o tema e os palestrantes e apresentadores: você provavelmente já tem vários palestrantes ou artistas em mente. Portanto, é hora de definir quem falará sobre o que ou quando o artista subirá ao palco para preparar o programa. Experimente adicionar horário, nome do artista e até uma minibiografia à plataforma do evento. Divulgue bem o seu tempo: Por fim, você deve limitar adequadamente o tempo de cada atividade. Os artistas e artistas deverão ser informados com antecedência sobre quanto tempo terão para a apresentação.

6. Criar parcerias e patrocinar eventos Considerando o custo de um evento, a participação de parceiros e patrocinadores deve ser considerada para aumentar o orçamento. Além de reduzir custos, a participação de empresas de nicho pode trazer mais estabilidade à operação, aumentar a confiabilidade da produção e suas chances de sucesso.

A empresa patrocinadora obtém visibilidade adequada e atinge diretamente o público-alvo.

Uma dica para encontrar potenciais patrocinadores e parceiros é considerar empresas de nicho e verificar se existe uma relação coesa entre a organização e o seu evento. Empresas que já patrocinaram eventos semelhantes também deverão ser avaliadas.

Ao determinar as organizações que fazem mais sentido, comece pesquisando a relação de quem são os tomadores de decisão nessa empresa. Uma proposta de patrocínio bem elaborada é essencial para sustentar as negociações.