Os eventos híbridos e o futuro dos eventos!
Estamos presenciando o processo de transformação no mercado de eventos. Afinal, é preciso adaptar-se às novas necessidades, além de usufruir de todas as vantagens que a tecnologia oferece nesse cenário. Diante disso, os eventos híbridos, uma mescla entre eventos presenciais e eventos online, ganham cada vez mais espaço!
Mas se você ainda não ouviu falar a respeito dessa nova modalidade ou se não sabe como organizá-lo, nem como tirar maior proveito das suas vantagens, continua a leitura desse texto!
Qual será o futuro dos eventos?
Muitas perguntas estão sendo feitas a respeito do que esperar do mercado de eventos no pós-pandemia, e até com uma possível segunda onda de covi-19, que já começa a acontecer na Europa. Certamente, as incertezas que permeiam esse período devem continuar, mas, diante do que vivenciamos até aqui, podemos afirmar os seguintes pontos:
Os eventos online não são apenas uma saída momentânea, mas, sim, a solução para quem quer permanecer no mercado de eventos. E, diante dessa realidade, é preciso buscar meios de alinhar a tecnologia à promoção de experiências significativas e, claro, não ter medo de cobrar por elas!
Também acreditamos que o futuro dos eventos será híbrido, e daí a necessidade de compartilhar esse conteúdo com você! A possibilidade que os participantes têm de escolher entre participar de um evento no conforto e segurança de casa ou do local do espaço físico, tendo a garantia de um boa experiência em ambos os casos, têm transformado o mundo dos eventos.
Para isso é preciso, claro, que os eventos foquem muito mais na experiência e em facilitar a jornada do usuário até o conteúdo, sabendo como usar a tecnologia nesses processos.
Então é isso! Estamos vivendo uma transformação digital no universos dos eventos, e não apenas um momento que precise apenas de ações direcionadas. E esse é o momento para testar, criar e se arriscar! Não há um lugar onde possamos encontrar todas as respostas. Nesse cenários todos estamos aprendendo e ensinando algo!
O que são eventos híbridos?
Como o próprio nome já sugere, os eventos híbridos são uma composição de elementos da versão online com a versão presencial. Isso pode acontecer de formas variadas: seja de um evento presencial com elementos digitais na sua transmissão, com a participação de um dos palestrantes de forma remota, como também através da transmissão de todo o evento para que os inscritos escolham entre participar presencialmente ou de forma online.
Em ambos os casos, oferecer a opção de escolha na forma de participação e de como consumir o conteúdo é, sem dúvidas, uma das chaves do sucesso dos eventos híbridos!
Tenha um cronograma definido
Outro ponto que não pode ser esquecido durante o planejamento para eventos de sucesso é a criação do cronograma, ele é parte fundamental para que a realização do evento seja possível.
Se você tem uma data definida para que o evento aconteça, deverá se planejar com antecedência para que todas as demandas sejam entregues e atendidas antes da data do evento, como a entrega de produtos por outros fornecedores.
Quanto mais detalhado estiver o seu cronograma, menos erros você poderá cometer durante o planejamento de eventos. Executar um evento pode ser uma tarefa complexa, e com isso, colocar essas estratégias em prática é ideal para garantir de fato o sucesso.
Por isso, tenha muito claro quais são todas as etapas do cronograma e qual o prazo final para o cumprimento de cada uma delas.
Quando você possui um cronograma bem definido, isso ajuda a levar mais segurança até para os participantes, pois eles se sentirão confortáveis o suficiente para participar do evento, afinal, será atrativo para o seu público.
Quais as vantagens de fazer eventos híbridos?
Pode parecer, num primeiro momento, que a união entre a versão online e a presencial significará trabalho dobrado e maior desgaste para a equipe de organização. Levando em conta todos os prós e contras, como também as possíveis dúvidas que esse tipo de evento possa causar, elenquei algumas vantagens para investir nessa modalidade!
1- Promover inovação
Independentemente do tempo que você já atua no mercado de eventos, é preciso apostar sempre em inovação! Essa ação mostra ao seu público-alvo que seu evento está vivo, é dinâmico, atento ao que acontece no mundo, e está sempre preparado para ofertar a melhor oportunidade de compartilhar conhecimento.
Além disso, a sua marca se consolida enquanto seu evento ganha forma ao se reinventar. Mas, lembre-se: é preciso conhecer bem seu público para saber se essa estratégia realmente será aceita. Não tenha medo de explorar as possibilidades e de inovar, mas faça isso conscientemente!
2 – Ampliar o alcance de público
Unir seu evento presencial ao universo virtual fará seu evento ir muito mais longe e chegar a um público muito maior, pois não há interferência das barreiras geográficas. Afinal, eventos são encontros de ideias, e nada mais incrível que promover espaços de transmissão de conteúdo a que todos tenham acesso.
3 – Economia
Ao contrário do que você pode estar pensando, investir em eventos híbridos pode te fazer economizar. Optar por palestras remotas reduz os custos com viagens, hospedagens em hotéis, alimentação e locomoção de alguns palestrantes. O seu evento pode ser feito para um público grande, sem que o ambiente físico precise ser preparado para todo ele, caso parte dos inscritos participem de forma online.
4 – Formas novas de patrocínio
Ao realizar um evento híbrido você também tem, à sua disposição, a junção das oportunidades de conseguir patrocínio em ambos espaços: o virtual e o presencial. Para isso, é importante montar uma proposta de parceria, definir cota de patrocinadores, apontando quais os canais de divulgação e as trocas que podem ser feitas.
Como organizar eventos híbridos
A organização de um evento híbrido dependerá da forma de integração escolhida. Mas, de maneira geral, é preciso ter conhecimento dos passos da organização de eventos presenciais, como também das formas de incluir elementos do digital, como a venda de inscrições online e a ferramenta responsável por transmitir todo o evento, além de providenciar os equipamentos necessários para colocá-lo no ar.
A importância da divulgação!
A divulgação é uma ação indispensável em qualquer tipo de evento e precisa contar com uma equipe que se dedique a encontrar as melhores estratégias, afinal, seus resultados vão implicar, diretamente, nas vendas do evento!
Por se tratar de uma formato que até então não era muito utilizado, é válido começar as ações de divulgação um pouco antes para ter tempo de nutrir o público-alvo acerca das vantagens em participar de eventos híbridos, apontar os diferentes ganhos, para quebrar a resistência e mostrar que não é tendência e sim uma nova realidade dos eventos!
Dia do evento
Para o dia do evento é preciso manter a calma – muito importante! – e estar com a comunicação alinhada com a sua equipe. Isso porque, se o evento contar com a participação de um palestrante de forma remota, alguém precisa ser responsável por estar em contato com esse convidado, conferir se os equipamentos dele e da transmissão do evento estão funcionando.