Chatbot: o que é, como usar no seu evento e vantagens

Introdução:
As ferramentas digitais são ótimas soluções para otimizar o trabalho de um produtor de eventos. Eles podem ser utilizados em diversos processos, inclusive na manutenção de um relacionamento próximo com o público. Isto é para bate-papo.

Quem ainda associa esta ferramenta a um serviço robótico e ineficiente pode querer mudar de ideia. A IA já pode hoje garantir que os chatbots funcionem de forma relativamente orgânica e menos formal.

Quer entender melhor como funciona a ferramenta e como os produtores podem utilizá-la no mercado de eventos? Confira este post completo para tirar todas as suas dúvidas sobre esse assunto.

O que é um chatbot e como ele funciona?

Chat é um software de inteligência artificial que pode conversar com um usuário humano por meio de aplicativos de mensagens, sites ou plataformas digitais. Esses sistemas usam uma interface conversacional para responder perguntas, construir relacionamentos e fornecer serviços e produtos aos clientes.

WhatsApp;

Facebook Messenger;

Telegram;

Sistemas de call center;

Sites, lojas virtuais, etc.

Como utilizar o chatbot para eventos?
Eventos sociais: casamentos, aniversários, formaturas e happy hours;
Eventos corporativos: feiras, conferências, reuniões, treinamentos e congressos;
Eventos religiosos: festas beneficentes, retiros e encontros espirituais;
Eventos acadêmicos: simpósios, palestras, seminários, cursos e workshops;
Eventos culturais: festivais de música, shows, exposições artísticas e saraus;
Eventos esportivos: corridas, campeonatos e jogos.

Passo a passo de como organizar um evento de sucesso

Independentemente do objetivo e do tipo de evento, ele deve ser cuidadosamente planejado para garantir uma experiência única ao público. Então, que tal conferir o passo a passo completo abaixo?

1. Comece com uma estratégia de evento O planejamento estratégico é essencial no processo passo a passo de organização de um evento. Nesta etapa o produtor deverá responder algumas perguntas, como:

Qual o objetivo do evento?
Quem participará? O que eles procuram?
Como o evento atende a esse requisito?
Qual é a minha proposta de valor exclusiva?
Qual é o retorno esperado?
Avaliar essas questões ajudará você a determinar seus objetivos estratégicos, seu público-alvo e o que eles valorizam, além de definir os elementos importantes que diferenciam seu produto dos concorrentes.

Além das metas, objetivos e público-alvo do design, o design deve incluir sua marca, tema e nome do produto.

Essa pode parecer uma tarefa simples para muitas outras pessoas envolvidas no planejamento de eventos, mas requer criatividade e uma identidade forte. Antes de oficializar o nome, faça uma análise competitiva para saber se ele já está em uso..

2. Considere o orçamento do seu evento A gestão financeira é outra parte importante da gestão de eventos. Você deve pensar no orçamento, antecipar os custos necessários para o espaço desejado, pessoal, despesas com publicidade, serviço de buffet, equipamentos de áudio e vídeo, contratação de artistas e atrações, etc.

Lembre-se que um grande evento requer um investimento correspondente. Portanto, se o orçamento alocado for pequeno, procure reduzir custos e definir fornecedores o quanto antes. Isso garante preços mais baixos e prazos de pagamento mais longos.

3. Defina o local e a data do seu evento Com base no seu planejamento e orçamento disponível, é hora de escolher o local e a data do seu evento. Para isso, deve-se levar em consideração o público esperado, a sazonalidade, os fornecedores e o calendário de festas.

A quantidade de convidados e o tipo de público devem ser levados em consideração na escolha do local. O ideal é escolher casas e locais com estrutura adequada, estacionamento e locais de fácil acesso tanto para quem viaja de carro quanto para usuários de transporte público.

Ao escolher uma data, preste atenção ao seguinte:

Período do mês: considere o mês em que as pessoas costumam receber o pagamento. Em geral, os primeiros dias do mês são mais propensos a gastar dinheiro, então aproveite para planejar eventos durante as duas primeiras semanas. Dia da semana: Você também precisa pensar no dia da semana.

Durante a semana dificilmente é possível reunir um número significativo de pessoas para um espetáculo, por exemplo, porque a maioria acorda cedo para trabalhar. Dependendo do mercado, você pode até pensar em datas dentro da semana e do dia, como eventos corporativos; Fegos: Estas datas também devem ser levadas em conta na hora de decidir o grande dia.

Há situações em que um evento pode ficar vazio durante feriados ou feriados, enquanto outras podem atrair grande número de visitantes; Datas sazonais: se o evento comemorar algo específico, como o Dia dos Namorados, você pode usar essa data estrategicamente para promover. Você pode fazer isso simplesmente seguindo as datas memorizadas que dão visibilidade à produção;

Competição: Caso haja muita concorrência no nicho, é importante entender se vale a pena realizar o evento no mesmo dia ou durante a semana. Se o seu evento não coincidir com, por exemplo, apresentações de artistas famosos, ele terá muito mais chances de sucesso. #Dica Simples: Locais para Eventos Corporativos em São Paulo: Explore 11 Opções

4. Selecione uma equipe ou equipe para eventos O suporte de uma equipe de profissionais técnicos, de suporte e operacionais é essencial. Mas tudo depende do tamanho do evento e do tamanho do seu negócio. Vejamos os diferentes níveis?

Níveis técnicos do evento

Nível técnico: técnicos de marketing e publicidade, áudio, vídeo, iluminação e outros especialistas necessários para considerar a estrutura e publicidade do evento. um evento Vale lembrar que essas pessoas podem ser contratadas uma única vez e não necessariamente precisam fazer parte do quadro de funcionários da sua empresa;

Nível de Suporte: Porteiros, Gerentes, Vigilantes, Garçons, Departamento Médico, Auxiliares de Serviços Gerais e quaisquer profissionais que necessitem ser contratados para cada novo evento. Devem ser contratados com antecedência, para que recebam o treinamento necessário;

Nível de Operador: Geralmente é pessoal corporativo regular, como secretárias, produtores de mídia, assistentes de limpeza, trabalhadores de manutenção, etc.

Depois de formar uma equipe, é importante criar canais de comunicação eficazes e acessíveis para garantir uma boa dinâmica de trabalho e evitar informações conflitantes.

5. Escolha um programa específico de atrações e eventos Com tantos ativos para definir e tantos pontos para ganhar, é muito comum que os produtores se sintam perdidos na hora de montar um programa de atrações. Por isso é importante antecipar essa tarefa, principalmente se o evento for de grande porte. Aqui estão alguns passos para ajudá-lo a montar uma programação especial:

Defina os locais e suas características: Ao escolher um local, você precisa pensar onde tudo acontecerá. Para isso, faça uma lista de ideias para cada atividade (coffee break, palestras, etc.) e onde implementá-las.

Definir o formato das atividades: nesta fase é importante definir tanto o local como o número de pessoas que participam em cada atividade.

Defina o tema e os palestrantes e apresentadores: você provavelmente já tem vários palestrantes ou artistas em mente. Portanto, é hora de definir quem falará sobre o que ou quando o artista subirá ao palco para preparar o programa. Experimente adicionar horário, nome do artista e até uma minibiografia à plataforma do evento. Divulgue bem o seu tempo: Por fim, você deve limitar adequadamente o tempo de cada atividade. Os artistas e artistas deverão ser informados com antecedência sobre quanto tempo terão para a apresentação.

6. Criar parcerias e patrocinar eventos Considerando o custo de um evento, a participação de parceiros e patrocinadores deve ser considerada para aumentar o orçamento. Além de reduzir custos, a participação de empresas de nicho pode trazer mais estabilidade à operação, aumentar a confiabilidade da produção e suas chances de sucesso.

A empresa patrocinadora obtém visibilidade adequada e atinge diretamente o público-alvo.

Uma dica para encontrar potenciais patrocinadores e parceiros é considerar empresas de nicho e verificar se existe uma relação coesa entre a organização e o seu evento. Empresas que já patrocinaram eventos semelhantes também deverão ser avaliadas.

Ao determinar as organizações que fazem mais sentido, comece pesquisando a relação de quem são os tomadores de decisão nessa empresa. Uma proposta de patrocínio bem elaborada é essencial para sustentar as negociações.